Документооборот при работе с маркетплейсами: какое ЭДО выбрать

Маркетплейсы помогают селлерам упростить большое количество процессов: хранение и логистику, организацию продаж и рекламы. Чтобы сделать взаимодействие с площадками еще удобнее, продавец может подключить электронный документооборот.

В этой статье разберем, как организовать документооборот при работе с маркетплейсами: какого оператора ЭДО выбрать и как все настроить.

Как работает документооборот маркетплейса

Юридически, площадка — это агент, который оказывает предпринимателям свои услуги и удерживает за это комиссию от продаж. Процесс похож на обычные продажи в любом магазине, но есть несколько нюансов:

• продукция, которая лежит на складе площадки еще не считается проданной;

• расчеты нужно будет разделять: выручка и комиссия должны быть отражены отдельно.

Обычно селлер получает следующие документы:

• отчет о продажах — это основа, когда нужна бухгалтерия для маркетплейсов;

• универсальные передаточные документы (УПД);

• счета-фактуры;

• акты о выполненных услугах;

• акты приемки;

• транспортные накладные;

• акты сверки или акты о расхождениях.

Обмениваться документами через электронный документооборот не обязательно: например, на Wildberries его можно не подключать, если вы продаете немаркированные товары без НДС.

На Ozon не требуется интеграция ЭДО, если вы размещаете товары на своем складе, а также если работаете без НДС. Нужные файлы появятся в личном кабинете.

Что такое ЭДО и в чем его преимущества

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами через специального посредника, оператора ЭДО. Файлы подписывают обе стороны с помощью электронной подписи. Все такие электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, но доставляются и подписываются намного быстрее — бумажный вариант акта может ехать до селлера несколько дней, а потом — еще столько же обратно.

Основные плюсы:

• Скорость. Все файлы видны в системе сразу после отправки, а процесс подписи занимает пару-тройку минут, а не пару-тройку дней.

• Экономичность. Сначала все-таки придется приобрести лицензию оператора, но больше не нужно будет тратиться на печать, хранение и доставку документов. Тем более, что появляются отдельные выгодные тарифы для селлеров на маркетплейсах.

• Безопасность. В электронном виде документы не могут физически пострадать — сгореть, быть затопленными. 

• Удобство. Следить за документооборотом можно из любой точки мира — как и подписывать акты.

• Автоматизация и экономия времени. Операторы используют шаблоны, помогают автоматически проверять заполненные данные.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы защитить данные, важно обратиться к посреднику со сложившейся репутацией, богатым опытом и большим вниманием к безопасности.

Обычно маркетплейсы в справочных материалах указывают операторов, с которыми они работают напрямую:

• Wildberries: «Контур Диадок», «Калуга Астрал», Saby Docs (бывший СБИС), «СберКорус».

• Ozon: «Контур Диадок» и «СберКорус».

• «Яндекс Маркет»: «Контур Диадок» и Saby Docs (бывший СБИС).

Если торгуете на нескольких маркетплейсах, выбирайте оператора, который работает со всеми площадками — например, для селлера, «Контур Диадок» подойдет сразу всем. Можно остановиться и на поставщике, который не подключен к нужному маркетплейсу, но только если настроен роуминг — например, Маркет работает исключительно с двумя операторами, указанными выше.

Отлично, если у системы настраивается интеграция с другими программами учета складских остатков, и есть приложения или удобные версии сайтов для мобильных устройств и планшетов.

В остальном лучше опираться на функционал, стоимость и конкретные предложения: основные операторы предлагают специальные условия для селлеров, в том числе автоматически передавать данные «Честного знака» после подписания УПД.

Как подключить ЭДО

Общий порядок для всех один: выпустите усиленную квалификационную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС России или у своего оператора, затем создайте аккаунт в выбранном сервисе и отправьте приглашение маркетплейсу, чтобы начать обмениваться документами.

Wildberries

Отправьте приглашение, используя ИНН или идентификатор для нужной системы ВБ ЭДО.

Приглашение примут автоматически, и ВБ появится в списке контрагентов. 

Ozon

Оставьте заявку на подключение на сайте своего оператора ЭДО — для тех, которые работают с маркетплейсом напрямую, у площадки есть отдельные страницы спецпроектов. Если нужно настроить роуминг с другой системой, напишите в техподдержку своего провайдера с просьбой настроить роуминг с ООО «Интернет решения». Полные реквизиты есть в Базе знаний Озона. Примите приглашение или отправьте свое самостоятельно (без вложений).

«Яндекс Маркет»

Заполните заявку на сайте оператора и зарегистрируйте личный кабинет. Перейдите в кабинет Маркета и откройте страницу «Финансы» → «Закрывающие документы». Подтвердите желание подключиться, чтобы площадка отправила вам приглашение. ID Маркета тоже есть в справке.

Заключение

Электронный документооборот маркетплейса обязателен не всегда, но с ним проще организовать работу бизнеса. Все важные документы лежат в безопасности, их легко найти. Лучше остановиться на операторе, который рекомендован маркетплейсом, и не настраивать дополнительно роуминг — он может быть платным. Но выбор за вами.

ЭДО — отличный инструмент, который селлеру время и деньги. А если хотите больше узнать о том, как подключить приложения и сервисы для большего удобства, прочитайте нашу статью об API-ключе для Wildberries.