Как вести бухгалтерский учет при работе с маркетплейсами

Чтобы не уйти в минус, нужно умело выбирать ассортимент и правильно настраивать рекламу, а также следить за остатками, анализировать прибыль. С последним поможет бух. учет на маркетплейсах, у которого есть свои особенности. Рассказали, как и где его удобно вести.

Как подготовиться к работе

Сначала ознакомьтесь с условиями, на которых сотрудничает площадка, и выберите модель взаимодействия. Маркетплейс заключает с селлером агентский договор в тот момент, когда он регистрирует личный кабинет и соглашается с офертой. В нем прописываются детали, которые важны для взаимодействия продавца и сервиса: ответственные за логистику, порядок расчетов, размер вознаграждения и штрафы. Маркетплейсы получают процент от продажи, но также берут оплату за хранение, доставку и утилизацию.

Сделки оформляются как реализация через агента, без передачи права собственности, поэтому почти все проводки будут обычными. Покупатели отправляют деньги на счет посредника, поэтому он и ответственен за создание кассового чека. 

Размер комиссии зависит от модели.

1. FBO (Fulfillment by Operator). Продавец привозит продукцию на склад, маркетплейс занимается хранением, упаковкой и доставкой. 

2. FBS (Fulfillment by Seller). Селлер хранит товар у себя, упаковывает заказы и отвозит их в пункт приема. Маркетплейс отвозит заказ покупателю.

3. DBS (Delivery by Seller). Продавец отвечает за всё, площадка выступает в роли витрины.

Торговать могут юридические лица, ИП и самозанятые (последние — только тем, что они произвели сами, без вмешательства третьих лиц). Обязанность вести бухучет продаж на маркетплейсах есть только у первых, остальные могут этого не делать — для них достаточно налогового.

На выбор налогового режима в первую очередь влияет выручка.

1. Налог на профессиональный доход (НПД) для самозанятых

Выручка не более 2,4 млн ₽ в год. Ставка 6% с продаж юрлицам и ИП, 4% — физлицам. Можно продавать только собственную продукцию, нельзя нанимать сотрудников.

2. Упрощенная система налогообложения (УСН)

Выручка до 251,4 млн ₽ в год, не более 130 сотрудников в организации. Стандартная ставка на УСН «Доходы» — 6%, на УСН «Доходы минус расходы» — 15%. Налоги считают кассовым методом, то есть за дату зачисления средств считают момент получения денег по договору.

3. Основная система налогообложения (ОСНО)

Нет ограничений по деньгам. У ООО есть налог на прибыль 20% и НДС, ИП платит НДФЛ 13% и НДС. На ОСНО выручка становится доходом, когда клиент получает права собственности, а как дату отражения выручки указывают день отгрузки со склада сервиса.

Патент для селлеров не подходит.

После этого уже можно разобраться, что из себя представляет складской учет для маркетплейсов.

Учет торговли: для чего он нужен и что важно знать

С его помощью контролируют финансы, остатки; он помогает оценить эффективность магазина, подсчитать прибыль и избежать убытков. Финансовый учет на маркетплейсах помогает точно сказать, теряет магазин деньги прямо сейчас или зарабатывает. 

Есть две важные особенности.

1. Временные разрывы

В обычном магазине покупатель забирает вещь сразу же после оплаты, а продавец ее тут же списывает. Торговля на маркетплейсах несколько сложнее: между отгрузкой на склад и покупкой может пройти много времени — сначала вещь никто не покупал, потом заказали и оплатили, но не забрали в пункте выдачи. Спустя долгое время наконец заказ забирают — и только тогда происходит продажа на маркетплейсах.

2. Меняющиеся комиссии

Маркетплейсы постоянно обновляют размер комиссий за продажу или доставку. Они зависят от категории товара, его цены и размера, места на складах, дальности доставки. Есть понятие «последней мили» — доставки в ПВЗ, постамат или курьером, и она тоже оплачивается отдельно. А «Яндекс Маркету», например, придется дополнительно заплатить, если заказ везут в другой федеральный округ, а эквайринг зависит от количества выплат в месяц.

Как вести бухгалтерский учет

На НПД и УСН это не обязательно. Самозанятые создают чек на каждый заказ в приложении «Мой налог» и уплачивают налоги до 9 числа следующего месяца. Доходом считается сумма, которую вы получили от покупателя. Некоторые считают налог с суммы, которую получили после вычета комиссий — это неверно.

ОСНО — это единственная система налогообложения, при которой бухучет обязателен. Он ведется по методу начисления. Дата поступления денег — день отгрузки товара со склада маркетплейса. Проводки здесь почти не отличаются от аналогичных в розничной торговле.

Например, такие:

Дт 45 Кт 41 — для передачи продукции маркетплейсу.

Дт 90 Кт 45 — для списания себестоимости проданных вещей.

Дт 62 Кт 90 — для фиксации выручки по отчету.

Дт 90 Кт 68 — для начисления НДС на стоимость товара.

Дт 60 Кт 76 — чтобы отразить комиссию, которую удержал маркетплейс.

Важная часть бухгалтерского — товарный учет на маркетплейсах. Он помогает отслеживать брак и проверять, куда и когда двигались заказы. Вместе они помогают проверять и учитывать не только движения денежных средств, но и самих вещей (которые могли потеряться в бесконечных передвижениях от склада в ПВЗ и обратно).

Компании ООО на ОСНО сдают довольно большой пакет документов:

• баланс;

• декларацию по НДС;

• форму 6-НДФЛ (если есть сотрудники);

• декларацию по налогу на прибыль;

• персонифицированные сведения о физических лицах,

• уведомление об исчисленных суммах налогов и другое.

ИП на ОСНО сдают только форму 3-НДФЛ и декларацию по НДС. Если у вас есть сотрудники, придется отправить еще и отчетность по зарплате и персонифицированные сведения о физлицах.

Документооборот при работе с маркетплейсами

Бумаги можно передавать с помощью электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет.

На Озон обязательно использовать ЭДО, если вы работаете по FBO. Селлеры на «Яндекс Маркет» должны использовать ЭДО, если работают по модели FBY (тот же FBO). На Вайлдберриз нужно передавать данные через ЭДО, если вы платите НДС. 

Также ЭДО должны использовать все селлеры, которые продают маркированные товары или ювелирные изделия. Им нужно получить электронную цифровую подпись, которая котируется ФНС, «Честным знаком» и другими государственными системами. 

У площадок есть ограничения:

• «Яндекс Маркет» работает только с операторами «Контур.Диадок» и «СБИС».

• Ozon — с «Контур.Диадок» и «СФЕРА Курьер».

• «Мегамаркет» — с «Контур.Диадок».

У Wildberries ограничений нет.

В любом случае ЭДО — это очень удобно, потому что бумаги отправляются и подписываются за несколько минут, а вам не нужно платить курьерам, долго ждать согласований и лишний раз искать шаблоны. Всё быстро ищется в облачном архиве.

Список документов, которые нужны селлеру:

• первичная документация, подтверждающая закупку: договоры, счета, чеки;

• транспортные накладные для передачи товара на склад маркетплейса и акт приемки;

• УПД, если вещь вернут селлеру;

• отчет о реализованных товарах с суммами, датами и размером комиссий.

Какую программу выбрать

Можно вносить все данные вручную, но это долго, трудно и неудобно. Лучше сразу использовать программы, которые принимают и учитывают сведения из отчетов. 

• 1С: Бухгалтерия

Наиболее привычный для большинства специалистов вариант с множеством возможностей. С его помощью можно создавать акты на реализацию, оформлять возвраты, вести учет продаж на маркетплейсах, загружать отчеты, рассчитывать размер комиссии. Также у 1С есть расширение для связи сервиса с личным кабинетом селлера, чтобы, например, быстрее выгружать отчеты. Цена на программу зависит от версии. Базовая версия стоит 3 600 ₽ за электронную поставку и 6 000 за коробочную. Профессиональная обойдется в 15 400 ₽.

• «Мое дело»

Система учета для маркетплейсов, позволяющая контролировать остатки, оформлять возвраты, списывать продукцию, учитывать поступление денег, автоматически сдавать отчетность. Цена зависит от количества сотрудников и налогового режима. Одному человеку с ИП на УСН хватит тарифа «Эконом» за 920 ₽ в месяц (при годовой подписке). Старшие версии стоят 1 590 и 1 930 ₽ в месяц.

• «Контур.Эльба»

Программа учета продаж на маркетплейсах и не только. Подойдет для ИП и ООО на упрощенной системе налогообложения. Может формировать акты отгрузки на 45 счет, учитывать выручку и перечисление комиссии, оформлять возвраты и обмениваться электронными документами (кроме отчета о продажах). Есть пробный период на 30 дней. Цены стартуют от 4 900 в год (с ограниченным функционалом), ИП подойдет «Бизнес» (13 900 ₽ в год), а ООО — «Премиум» (19 900 ₽ в год; дешевле, если у вас один сотрудник).

• «Мой склад»

Программа складского учета для маркетплейсов, которая поддерживает и бухгалтерский. Может создавать отчеты о продажах, оформлять возвраты и получать аналитику. Возможна настройка интеграции с площадками. Есть бесплатная версия, а также сетка настраиваемых тарифов. Финальная цена формируется исходя из количества сотрудников, объема хранилища и других параметров. Стартует от 495 ₽ в год.

Заключение

Бухгалтерский учет торговли на маркетплейс сильно зависит от режима налогообложения и выбранной модели сотрудничества. Обязателен он только на ОСНО, но пригодится всем. Тем более, что сейчас есть много программ с широким функционалом и диапазоном цен. 

Если вам интересны статьи на схожие темы, прочитайте наши материалы об аналитике на Wildberries или аналитике на Озон.